Varðveisla gagna í stjórnsýslunni

Abstract

Mikið af upplýsingum verður til hjá stjórnsýslunni eða berst henni með einum eða öðrum hætti. Reglulega koma upp álitamál um varðveislu þessara upplýsinga og eyðingu þeirra. Í greininni er fjallað um þau ákvæði laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn sem mæla fyrir um það hvaða skjöl stjórnvöldum ber að varðveita í því skyni að skila þeim á síðari stigum til opinberra skjalasafna og hver hafi eftirlit og yfirstjórn með þeirri framkvæmd. Helstu niðurstöður eru eftirfarandi: Í fyrsta lagi að öll skjöl sem hafa orðið til og tilheyra starfsemi afhendingarskyldra aðila falla undir gildissvið laganna óháð formi þeirra eða hvernig þau urðu til, nema sérlög leiði til annarrar niðurstöðu. Í öðru lagi að skjölin ber að varðveita nema fyrirmæli og heimildir Þjóðskjalasafns Íslands, hvað varðar skjalavörslu eða grisjun skjala, eða sérlög, leiði til annarrar niðurstöðu. Í þriðja lagi að það er Þjóðskjalasafn Íslands sem hefur eftirlit með framkvæmd laganna. Vegna þess hversu víðfeðm skilgreiningin er á hugtakinu skjal í lögum um opinber skjalasöfn þá hafa framangreindar niðurstöður mikla þýðingu fyrir störf stjórnsýslunnar.

A great amount of information is accumulated by public authorities. The preservation or disposal of such information is regularly the subject of disputes. This paper addresses the Articles of the Public Archives Act No. 77/2014 that specify what records should be preserved by authorities subject to an obligation of transfer and the subsequent transfer of these records to public archives at a later stage, as well as which authority controls the transfer. The main conclusions are: Firstly, all records produced by and associated with the operation of entities subject to the obligation of transfer fall within the scope of the Act irrespective of their form or how they are produced unless special Acts lead to different conclusions. Secondly, all records should be preserved unless prescriptions and authorizations by the National Archives of Iceland or special Acts lead to different conclusions with respect to the preservation or disposal of the records. Thirdly, The National Archives of Iceland supervises compliance with the Act