A Soft Systems Approach Towards a Theory of Knowledge Worker Productivity

Abstract

The main purpose of this research is to contribute towards a theory of knowledge worker productivity (KWP). When it comes to KWP there is no single integrated body of knowledge which can be used for analytical and empirical testing and applied to real world problems. Knowledge and research relevant to KWP is distributed through multiple fields of study and at a high level of detail. This research attempts to explore KWP holistically from an industrial engineering standpoint, by looking at the systems involved. It utilizes the first three activities in the soft systems methodology (SSM) to explore the problem situation, formulate a purposeful activity model for the individual knowledge worker (KW) and debate the situation using the results of multiple literature reviews. The findings are then used to propose a draft of a holistic framework of KWP relevant to individual KWs and their work. It consists of three papers: (I) A Soft Systems Approach to KWP - Analysis of the Problem Situation, (II) A Soft Systems Approach to KWP:a Purposeful Activity Model for the Individual and (III) Towards a Holistic KWP framework. To develop a holistic framework of KWP, the interpretations and inferences made cumulatively throughout the journey from the literature reviews and the results of the SSM activities were abstracted into main components and their influencing factors. The main components of the conceptual framework are the state of the individual KW, work done and outcome. Outcome of relevant work can be value for the individual KW, others in the social system and the organization. It is human nature to gravitate towards creating value for oneself, therefore, the organization needs to align their needs with what creates value for the individual KW to maximize value contribution towards their organizational goals and objectives. This can be done by influencing the state of the individual KW, through external factors such as reward systems, culture, support, and relationships, to guide the KW towards engaging in preferred behaviors such as organizational citizenship behavior. There are also internal factors that affect the state of the KW, which are influenced by the KW’s actions, traits, worldview, and interpretation of his environment and experiences. The state of the individual KW affects the KW’s intuition when evaluating work and making decisions in his process of getting things done. This study adds to the literature by giving an overview of the many elements that affect the productivity of the individual KW, abstracting them into key insights and drawing up a simplified and concise conceptual framework. This study also uses a new approach to SSM by adapting it to use inferences made from literature reviews rather than using interviews and discussions with stakeholders.

Tilgangur þessarar rannsóknar er að byggja upp kenningu um framleiðni þekkingarstarfsmanna. Þegar það kemur að framleiðni þekkingarstarfsmanna þá er ekki til einn þekkingargrunnur sem er samþættaður. Þekkingargrunnur sem hægt er að hagnýta. Þekking um framleiðni þekkingarstarfsmanna er dreifð yfir mörg rannsóknarsvið og er í miklum smáatriðum. Þessi rannsókn stefnir á að skoða framleiðni þekkingarstarfsmanna á heildrænan hátt með verkfræðilegri nálgun, með því að skoða kerfin sem tengjast þekkingarstarfsmönnum. Rannsóknin notar fyrstu þrjár athafnirnar í mjúkri kerfisnálgun (Soft Systems Methodology) til að skoða vandamálið hvernig á að stýra og bæta framleiðni þekkingarstarfsmanna með því að rýna í ritrýndar greinar á kerfisbundinn hátt. Fyrstu þrjár athafnirnar í mjúkri kerfisnálgun eru: (1) leita upplýsinga um vandasamt ástand, (2) búa til viðeigandi líkön af markvissum athöfnum (Purposeful Activity Models), og (3) ræða um ástand út frá líkönum. Niðurstöður rannsóknarinnar eru svo notaðar til að leggja fram tillögu af heildrænum ramma um framleiðni þekkingarstarfsmanna. Rannsóknin samanstendur af þremur greinum: (I) A Soft Systems Approach to KWP - Analysis of the Problem Situation, (II) A Soft Systems Approach to KWP:a Purposeful Activity Model for the Individual og (III) Towards a Holistic KWP framework. Til þess að þróa heildrænan ramma um framleiðni þekkingarstarfsmanna, voru ályktanir dregnar úr þeim ritrýndu greinum sem teknar voru fyrir og niðurstöður athafnanna í mjúkri kerfisnálgun túlkaðar til þess að greina aðalatriðin og þá þætti sem hafa áhrif á þau. Aðalatriðin sem mynda huglæga ramann er ástand einstaklingsins, vinna og útkoma. Útkoman af viðeigandi vinnu getur verið virði fyrir einstaklinginn, aðra í félagslegu kerfi hans og skipulagsheildin. Það er mannlegt eðli að hallast að því að búa til virði fyrir sjálfan sig, þess vegna þarf skipulagsheildin að samræma þeirra þarfir við það sem býr til virði fyrir einstaklinginn til að hámarka framlag þeirra til skipulagsheildarinnar. Þetta er hægt með því að hafa áhrif á ástand einstaklingsins í gegnum ytri þætti eins og verðlaunakerfi, menningu, stuðning og sambönd til þess að beina þekkingarstarfsmanninum í áttina að æskilegri hegðun. Það eru einnig innri þættir sem hafa áhrif á ástand þekkingarstarfsmannsins svo sem hegðun þeirra, eiginleikar, heimsmynd og túlkun á umhverfinu og upplifunum. Ástand einstaklingsins hefur áhrif á innsæi hans þegar hann er að meta vinnu sína og taka ákvarðanir í ferlinu að koma hlutum í verk. Þessi rannsókn auðgar þekkingu á framleiðni þekkingarstarfsmanna með því að gefa yfirsýn yfir þá ótal þætti sem hafa áhrif á framleiðni einstaklingsins og draga þá saman í einfalt og hnitmiðaðan huglægan ramma. Þessi rannsókn notar einnig nýja nálgun á mjúkri kerfisnálgun með því að aðlaga það til að nota ályktanir dregnar úr ritrýndum greinum frekar en að nota viðtöl og umræður við hagsmunaaðila.